Zásady ochrany osobních údajů ve společnosti NYPRO hutní prodej, a.s.

Těmito Zásadami ochrany osobních údajů (dále jen „Zásady“) vám poskytujeme informace o tom, jak společnost NYPRO hutní prodej, a.s. získává a zpracovává vaše osobní údaje, a to v souvislosti s objednávkami a dodávkami hutního materiálu a dalšího nabízeného zboží, při reklamacích a při provozu internetových stránek. Zároveň vás informujeme o vašich právech v souvislosti se zpracovávanými osobními údaji.

Při zpracování osobních údajů se řídíme platnými právními předpisy, s účinností od 25. 05. 2018 zejména Nařízením Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 ze dne 27. 04. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „Nařízení EU“).

Zpracování osobních údajů probíhá vždy v souvislosti s naší obchodní činností (především v souvislosti s poptávkami, objednávkami a dodávkami našeho zboží) a v souladu s vymezeným účelem zpracování.
Tento dokument bude pravidelně aktualizován, vznikne-li potřeba jeho aktualizace. Aktualizované znění Zásad je účinné zveřejněním na internetové stránce www.nyprohutni.cz.

Vaše osobní údaje chráníme v maximální možné míře, která odpovídá technické úrovni dostupných prostředků. Ve společnosti NYPRO hutní prodej, a.s. platí interní pravidla určující, kteří zaměstnanci mohou mít přístup k vašim osobním údajům a v jakém rozsahu je mohou zpracovávat.

Doporučujeme vám, abyste si tyto informace pečlivě přečetli. Udělali jsme vše pro to, aby byly co nejsrozumitelnější. Pokud by vám i přesto nebylo něco jasné, rádi vám kterýkoli pojem nebo pasáž vysvětlíme. Případné dotazy prosím směřujte na kontaktní osobu uvedenou v bodu 1. níže.

1. SPRÁVCE VAŠICH ÚDAJŮ

Společnost: NYPRO hutní prodej, a.s., se sídlem č.p. 291, 542 34 Malé Svatoňovice, IČO: 252 62 068, zapsaná u Krajského soudu v Hradci Králové, oddíl B, vložka 1565 (dále jen „Společnost“).

Kontaktní osoba: Ing. David Nývlt, e-mail: nyvlt.david@nyprohutni.cz, tel.: 499 829 336.

Společnost nemá povinnost jmenovat Pověřence pro ochranu osobních údajů ani tuto funkci nejmenovala dobrovolně. Správce vaše údaje shromažďuje, disponuje jimi a nese odpovědnost za jejich řádné a zákonné zpracování. Vůči správci můžete uplatňovat svá práva způsobem uvedeným dále.

2. ÚDAJE, KTERÉ ZPRACOVÁVÁME, ÚČEL A DŮVOD JEJICH ZPRACOVÁNÍ

Zpracováváme pouze takové údaje, abychom vám mohli poskytovat kvalitní služby v oblasti naší podnikatelské činnosti a řádné vám doručit objednané zboží či reagovat na vaši poptávku po zboží. Vaše osobní údaje zpracováváme následujícími způsoby zpracování a pro níže uvedené účely:

2.1. Uzavírání a plnění smluv na nákup nabízeného zboží

2.1.1. Informace v souvislosti s uzavřením smlouvy

Mezi základní identifikační údaje, které o vás zpracováváme v souvislosti s uzavřením smluvního vzatu a které nám sami poskytnete, patří tyto typy osobních údajů:

jméno a příjmení;
trvalá adresa;
e-mail a telefon;
IČO a DIČ v případě fyzické podnikající osoby.

Tyto údaje jsou součástí každé uzavřené kupní smlouvy či rámcové kupní smlouvy. Bez jejich poskytnutí bychom s vámi nemohli smluvní vztah uzavřít.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

plnění uzavřené kupní smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).

2.1.2. Informace v souvislosti s plněním smlouvy

Mezi další typy osobních údajů, které o vás obvykle zpracováváme v souvislosti s plněním smlouvy patří následující:

doručovací a fakturační adresa;
údaje o obsahu nákupu a provedených platbách.

Tyto údaje jsou obvyklou součástí každého smluvního vztahu a souvisejícího plnění smlouvy a potřebujeme je pro plnění z uzavřené smlouvy, včetně komunikace s vámi v průběhu vlastního procesu dodávky zakoupeného zboží.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

plnění uzavřené smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).

2.1.3. Údaje ze vzájemné komunikace

Zpracováváme údaje o naší vzájemné komunikaci související s nákupem zboží či poptávkami po zboží, jako např. dodatečné požadavky k zakoupenému zboží, vyřizování vašich poptávek po určitém zboží, připomínky k poskytovaným službám, komunikace o doručení zakoupeného zboží, vyřizování reklamačních nároků apod. Při této komunikaci zpracováváme tyto osobní údaje, které nám sami sdělíte:

jméno a příjmení, fakturační adresa (příp. odlišná doručovací adresa);
e-mail a telefon;
IČO a DIČ v případě fyzické podnikající osoby;
číslo vašeho bankovního účtu (při reklamaci, pokud nárokujete vrácení peněz či při odstoupení od smlouvy).

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

vyřizování vašich požadavků při nákupu zboží, vyřizování reklamací, odstoupení od smlouvy – tedy úkony související s plněním uzavřené kupní smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU);
vyřizování vašich požadavků při projevení zájmu o nákup zboží (poptávky), tedy provádíme opatření před uzavřením smlouvy na vaši žádost (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).

2.2. Kontaktní formulář „Napište si o cenu hutního materiálu!“ na webových stránkách

Pokud využijete možnosti kontaktovat nás prostřednictvím webového formuláře „Napište si o cenu hutního materiálu!“, získáme tyto údaje:

jméno a příjmení;
e-mail a telefon;
IČO v případě fyzické podnikající osoby (pokud tento údaj vyplníte);
kraj, ze kterého nám píšete.

Tyto osobní údaje využijeme jen pro účel vyřízení vaší žádosti/požadavku a nejpozději do 2 měsíců poté dochází k jejich výmazu (nebudeme-li mít jiný zákonný důvod pro jejich uchování).

Důvodem (právním základem) tohoto zpracování je zpravidla:

vyřízení vašeho požadavku jakožto komunikace související s poptávkou námi nabízených služeb (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).

2.3. Uzavírání a plnění odběratelsko-dodavatelských vztahů

Pro řádné fungování naší Společnosti potřebujeme uzavírat takové odběratelsko-dodavatelské vztahy, které souvisí s naší podnikatelskou činností (např. kupní smlouvy o dodávkách materiálu, nájemní smlouvy, smlouvy s externími poskytovateli IT služeb, daňovým poradcem, právními poradci apod.).

Pro tyto účely zpracováváme jen minimální rozsah osobních údajů (pokud jsou nám poskytnuty pak identifikační a kontaktní údaje např. jako jméno a příjmení, bydliště, e-mail či telefon, příp. DIČ fyzické podnikající osoby), které bezprostředně souvisí s uzavřeným smluvním vztahem a jeho plněním.

V této souvislosti uchováváme osobní údaje jen po dobu trvání smluvního vztahu (příp. pro plnění zákonných povinností vyplývajících zejména z právních předpisů daňové či účetní povahy).

Obdobné principy se uplatní rovněž pro osobní údaje související s naší účastí na veřejných zakázkách (včetně účasti v zadávacích řízeních a na uzavírání a plnění smluv).

Důvodem (právním základem) tohoto zpracování je:

plnění uzavřené smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).

2.4. Účetnictví a daně

Shromažďujeme vaše identifikační a transakční údaje (zejm. o provedených peněžitých úhradách kupních cen za nakoupené zboží, o případných vrácených kupních cenách při oprávněných reklamacích či odstoupení od smlouvy), a to za účelem plnění svých účetních a daňových povinností, které nám ukládá platná legislativa (zejména zákon o účetnictví a zákon o dani z přidané hodnoty). Jedná se o údaje, které jsou uvedené na fakturách, dodacích listech, příjmových platebních dokladech.

Pokud nám tedy právní předpis ukládá povinnost archivovat tyto doklady, uchováváme spolu s nimi i vaše osobní údaje, které musí být na dokladech uvedeny. Tento účel se týká veškerých smluvních vztahů uvedených v těchto Zásadách.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

plnění povinností z právních předpisů (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. c) Nařízení EU).

2.5. Výkon (resp. obhajoba) práv

Pokud by vznikl mezi naší společností a vámi spor, budeme vaše osobní údaje potřebné pro obhájení našich právních nároků v souvislosti se vzniklým sporem zpracovávat do ukončení sporu. Zpravidla v této souvislosti zpracováváme základní údaje zákazníka, údaje o sporném smluvním vztahu, o provedených platbách, údaje z reklamačního řízení, údaje ze vzájemné komunikace, údaje o učiněných právních krocích a jejích výsledcích.

Dále vás výslovně upozorňujeme na vaše právo vznést tzv. NÁMITKU proti zpracování vašich osobních údajů z důvodu tzv. oprávněného zájmu naší Společnosti v souladu s čl. 21 Nařízení EU. Pokud tuto námitku proti zpracování vašich osobních údajů vznesete (můžete využít připraveného formuláře ZDE), budeme se jejím vyřízením zabývat v souladu Nařízením EU.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

zpracování je nezbytné pro oprávněné zájmy naší společnosti při obhajobě našich nároků (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení EU).

2.6. Kamerové záznamy

Pokud nás navštívíte v našem sídle nebo v některé z našich poboček, upozorňujeme, že vybrané prostory naší Společnosti jsou z bezpečnostních důvodů sledovány a zaznamenávány kamerovým systémem. Tyto prostory jsou viditelně označeny piktogramem kamery a doplněny informacemi vyžadovanými Nařízením EU.

Přístup k těmto kamerovým záznamům je striktně interně omezen a upraven interní Směrnicí o ochraně osobních údajů v souvislosti s kamerovým systémem. Kamerové záznamy mohou být předány mimo Společnost pouze za stanovených podmínek orgánům Policie ČR v souvislosti s prošetřováním podezření na spáchání trestného činu.

Záznamy z kamerového systému jsou pořizovány výlučně za účelem ochrany majetku Společnosti a zvýšení ochrany práv a svobod osob, které by mohly být dotčeny protiprávním jednáním jiných osob.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

pro ochranu našich oprávněných práv a zájmů (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení EU).

2.7. Soubory cookies

Při používání našich stránek www.nyprohutni.cz může docházet ke zpracování vašich osobních údajů prostřednictvím cookies. Podrobné informace o cookies a dalších technologiích sledování používaných na našich webových stránkách naleznete v Informacích o souborech cookies. V těchto Informacích o souborech cookies naleznete informace o tom, jak soubory cookies a technologie sledování odmítnout.

3. JAK DLOUHO UCHOVÁVÁME VAŠE ÚDAJE?

Zpracováváme osobní údaje po minimální dobu, po kterou jsme povinni osobní údaje zpracovávat. Konkrétně se jedná ve vztahu ke shora vymezeným činnostem (viz bod 2. Zásad) o tyto doby:

A) Uzavírání a plnění smluv na nákup nabízeného zboží

Osobní údaje související s vaší poptávkou po zboží zpracováváme po dobu 2 měsíců.

Osobní údaje související s uzavřením smlouvy, s plněním smlouvy, a se vzájemnou komunikací související se zajištěním a průběhem dodání zboží zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu, který je důvodem pro zpracování osobních údajů a případné doby pro uplatnění práva z vad poskytovaných plnění.

B) Kontaktní formulář „Napište si o cenu hutního materiálu!“ na webových stránkách

Osobní údaje zpracováváme po dobu maximálně 2 měsíců od vyřízení požadavku subjektu údajů.

C) Uzavírání a plnění dodavatelsko-odběratelských vztahů

Osobní údaje zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu, který je důvodem pro zpracování osobních údajů a případné doby pro uplatnění práva z vad poskytovaných plnění.

D) Účetnictví a daně

Osobní údaje zpracováváme po dobu zpravidla 5-ti let od data zdanitelného plnění, není-li v některých případech legislativou vyžadována lhůta delší.

E) Výkon (resp. obhajoba) práv

Osobní údaje zpracováváme do doby vyřešení sporu a jeden rok poté.

F) Kamerové záznamy

Osobní údaje zpracováváme po dobu 3 dnů.

Po uplynutí výše uvedených lhůt budou osobní údaje do 1 měsíce vymazány/anonymizovány; nikoliv však v případě, že je budeme potřebovat i po uplynutí této lhůty pro jiné účely, např. z důvodu obhajoby našich nároků (tedy pro řešení vzniklého sporu, např. z důvodů uplatněných vad) či z jiných zákonných důvodů (např. splnění účetních a daňových povinností).

‌4. ZDROJE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Zpracováváme pouze osobní údaje, které jsme od vás obdrželi nebo je získali při komunikaci s vámi při vyřizování objednávek nebo v souvislosti s realizací kupních smluv. Konkrétně získáváme osobní údaje jedním z těchto způsobu:

prostřednictvím elektronické pošty (e-mailem) na adrese nypro@nyprohutni.cz‌;
telefonicky prostřednictvím našich linek;
písemnou komunikací doručenou poskytovatelem poštovních služeb na adresu našeho sídla;
osobně v některé z našich provozoven či při jednání s obchodním zástupcem.

Nevyhledáváme a nezpracováváme o vás osobní údaje z veřejných zdrojů.

‌5. PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Vaše osobní údaje zásadně spravujeme uvnitř Společnosti a nepředáváme je třetím osobám, není-li to nezbytné nutné. Taková potřeba může vzniknout v případě externích dodavatelů/poskytovatelů služeb, jako např. poskytovatelé IT služeb, právních služeb, webových služeb. V takovém případě jsou s těmito subjekty – zpracovateli osobních údajů – uzavřeny smluvní vztahy, které smluvně zajišťují zabezpečení předávaných osobních údajů v souladu s Nařízením EU. Sídlo poskytovatelů IT služeb je umístěno zásadně v rámci EU a osobní údaje nejsou předávány mimo EU.

Některé orgány státní správy jsou oprávněny pro plnění svých zákonných povinností si vyžádat informace o vás ad hoc (např. policie ČR, orgány finanční kontroly). Údaje poskytujeme jen tehdy, pokud oprávnění si tyto údaje vyžádat umožňuje zákon.

‌6. JAKÁ MÁTE PRÁVA

Právo na přístup k osobním údajům
Máte právo na přístup ke všem zpracovávaným osobním údajům. Na vaši žádost poskytneme kopii zpracovávaných osobních údajů ve strojově čitelném formátu, případně umožníme náhled do uzavřené smlouvy a do dalších dokladů u ní uložených.

Právo na opravu osobních údajů
Máte právo na opravu změněných osobních údajů (nebo zjištěných nesprávně uváděných údajů z jakéhokoliv jiného důvodu). Opravu provedeme poté, co budeme moci změněné údaje ověřit (např. z nového dokladu totožnosti).

Právo na výmaz osobních údajů
Máte právo na výmaz svých osobních údajů, které bychom zpracovávali neoprávněně.

Právo na omezení zpracování osobních údajů
Máte právo na blokaci svých osobních údajů za podmínek uvedených v čl. 18 Nařízení EU (zejména bude-li vznesena námitka, existuje spor o oprávněnosti zpracování údajů).

Právo na přenositelnost osobních údajů
Máte právo na to, abychom vám poskytli automatizovaně zpracovávané osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, případně, abychom tyto údaje předali jinému správci, je-li to technicky proveditelné.

Právo na odvolání uděleného souhlasu
Pokud jste nám udělili souhlas se zpracováním osobních údajů pro vymezené účely, máte právo tento souhlas kdykoliv odvolat.

Právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodování
Máte právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování včetně profilování, které by pro vás mělo právní účinky nebo se vás významně dotýkalo. Naše Společnost neprovádí žádné takovéto automatizované rozhodování ani profilování.

Právo na námitku
Máte právo vznést námitku, pokud je zpracování založeno na našem oprávněném zájmu (obhajoba právních nároků, kamerový systém).

Právo na podání stížnosti
Máte právo obrátit se kdykoliv se svou stížností na naši Společnost, případně podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů, adresa: sídlo Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 či požádat o soudní ochranu.

Způsob uplatnění práv
Pro uplatnění svých práv uvedených shora kontaktujte oprávněnou osobu na straně Společnosti: Ing. David Nývlt, e-mail: nyvlt.david@nyprohutni.cz, tel.: 499 829 336 , či tato práva můžete uplatnit osobně při návštěvě Společnosti. Pro uplatnění svých práv můžete využít námi připravených formulářů umístěných na www.nyprohutni.cz v sekci Ochrana osobních údajů – zde naleznete u každého práva i bližší vysvětlení podmínek uplatnění daného práva.

Jsme povinni vás bezplatně informovat o přijatých opatřeních bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. Pokud bychom nevyhověli vaší žádosti, budeme vás informovat bezodkladně (nejpozději do jednoho měsíce) o důvodech nevyhovění.

V některých případech vymezených legislativou nejsme povinni zcela nebo zčásti žádosti vyhovět. Bude tomu tak zejména, bude-li žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména protože se opakuje. V takových případech můžeme: (i) uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady nebo (ii) odmítnout žádosti vyhovět.

Pokud obdržíme žádost, ale budeme mít důvodné pochybnosti o totožnosti odesílatele žádosti, můžeme vás požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení vaší totožnosti.